Privacyverklaring voor Opdrachtgevers, Klanten en Partners

D-motion Media verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar websites, zakelijke communicatie en audiovisuele productiediensten. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring geldt voor D-motion Media en haar geregistreerde handelsnamen:

• D-motion Media
• D-motion Productions
• D-motion Films
• D-motion Fotografie
• Shots By LVE
• damiankamp.com

De verklaring geldt zowel voor onze websites en online diensten als voor werkzaamheden en producties die wij voor opdrachtgevers uitvoeren.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

D-motion Media, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 78508770, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen waarvan D-motion Media zelf het doel en de essentiële middelen bepaalt.

Bij werkzaamheden voor opdrachtgevers kan de rol van D-motion Media verschillen. Afhankelijk van de betreffende verwerking kan D-motion Media optreden als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, als verwerker in opdracht van een opdrachtgever of, indien doelen en middelen gezamenlijk worden bepaald, als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.

Contractuele afspraken met een opdrachtgever leggen vast hoe verantwoordelijkheden binnen een project worden verdeeld, voor zover dit op grond van de toepasselijke privacywetgeving mogelijk is.

D-motion Media heeft geen formele Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via:

E-mail: hallo@dmotion.media

Website: dmotion.media

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van onder andere:

• bezoekers van onze websites en gebruikers van onze online formulieren;
• zakelijke contactpersonen, leads en opdrachtgevers;
• medewerkers en andere betrokkenen van opdrachtgevers;
• personen die voorkomen in foto-, video- of geluidsopnamen;
• acteurs, modellen, presentatoren, geïnterviewden, figuranten en andere talenten;
• crewleden, freelancers, leveranciers en samenwerkingspartners;
• sollicitanten en stagiairs;
• personen van wie een opdrachtgever of andere bevoegde partij gegevens aan ons verstrekt.

D-motion Media richt haar commerciële dienstverlening op zakelijke opdrachtgevers. Ook bij een zakelijke overeenkomst kunnen gegevens van natuurlijke personen, zoals werknemers of contactpersonen van een opdrachtgever, persoonsgegevens zijn.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw relatie met D-motion Media en de betreffende productie of dienst.

Het kan onder andere gaan om:

Identiteits- en contactgegevens, zoals naam, zakelijk adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie en organisatie.

Bedrijfs- en projectgegevens, zoals bedrijfsnaam, KvK-gegevens, website, projectnummer, projectinformatie, briefing, planning, budget, product- of dienstwaarde en correspondentie.

Financiële en administratieve gegevens, zoals factuurgegevens, bankrekeningnummer, betaalgegevens en informatie over betalingen en transacties.

Audiovisueel en creatief materiaal, zoals foto's, video-opnamen, geluidsopnamen, stemmen, interviews, grafisch materiaal, projectbestanden, ruwe beelden, definitieve producties en materiaal dat door een opdrachtgever wordt aangeleverd.

Productiegegevens, zoals namen, functies, rollen, contactgegevens, callsheets, draaiboeken en informatie die noodzakelijk is voor de organisatie en uitvoering van een productie.

Toestemmings- en rechteninformatie, waaronder model releases, quitclaims, toestemmingsverklaringen, portretrechtelijke afspraken en andere documenten waarmee afspraken over opname of gebruik van materiaal worden vastgelegd.

Technische gegevens, zoals IP-adressen, tijdstempels, browser- en apparaatkenmerken en technische loggegevens die door onze hostingprovider worden verwerkt voor beveiliging, beschikbaarheid en foutdiagnose.

Sollicitatiegegevens, zoals naam, contactgegevens, cv, motivatie en informatie die een sollicitant zelf aan ons verstrekt.

Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, WhatsApp, een formulier, een gesprek of tijdens een productie.

Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van:

• een opdrachtgever;
• de werkgever of organisatie van een betrokkene;
• een projectpartner of freelancer;
• een collega of andere zakelijke contactpersoon;
• een persoon die iemand bij D-motion Media introduceert of aanbeveelt;
• andere partijen die rechtmatig bij een productie betrokken zijn.

Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld namen en contactgegevens van medewerkers, sprekers, cast of andere betrokkenen aan D-motion Media verstrekken.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene ontvangen en D-motion Media voor die verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke is, zorgen wij waar nodig dat de betrokkene wordt geïnformeerd over de verwerking.

Website en contactformulier

Via onze website kunt u contact opnemen met D-motion Media.

Het contactformulier vraagt om:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• bericht.

Deze gegevens zijn noodzakelijk om het formulier te kunnen versturen en uw bericht te behandelen.

De inzending wordt rechtstreeks naar onze zakelijke e-mailomgeving gestuurd en wordt niet afzonderlijk in een database op de webserver opgeslagen.

• Wij verwerken deze gegevens om:
• uw vraag te beantwoorden;
• contact met u op te nemen;
• een mogelijke opdracht te bespreken;

-o p uw verzoek een offerte of samenwerking voor te bereiden.

Wanneer uw aanvraag gericht is op het aangaan van een overeenkomst, verwerken wij de gegevens voor het nemen van maatregelen voorafgaand aan die overeenkomst.

Bij overige zakelijke communicatie baseren wij de verwerking op ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden en zakelijke communicatie te voeren.

Hosting, e-mail en technische loggegevens

Onze website en e-mailomgeving worden gehost door mijn.host.

De hostinginfrastructuur kan technische gegevens verwerken, waaronder:

• IP-adres;
• datum en tijd van een verzoek;
• user-agent en browserinformatie;
• server- en accesslogs;
• foutmeldingen;
• beveiligings- en systeemgebeurtenissen.

Deze gegevens worden verwerkt voor de beveiliging, beschikbaarheid en correcte technische werking van onze systemen, het onderzoeken van incidenten, het voorkomen van misbruik en het oplossen van technische problemen.

De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare digitale infrastructuur.

Hosting-, server- en beveiligingslogs worden conform de afspraken met onze hostingprovider maximaal twaalf maanden bewaard voor zover dit noodzakelijk is.

Voor het lezen en beheren van zakelijke e-mail maken wij daarnaast gebruik van Spark Mail. Afhankelijk van de gebruikte functies kan deze dienst technische gegevens en delen van e-mailgegevens verwerken om de e-mailfunctionaliteit te kunnen leveren.

Externe onderdelen op onze website

Onze website kan functionaliteit of content van externe dienstverleners bevatten, waaronder Tally en YouTube.

Wanneer externe content rechtstreeks wordt geladen, kan een verbinding ontstaan tussen het apparaat van de bezoeker en de betreffende externe aanbieder. Daarbij kunnen technische gegevens zoals het IP-adres en browserinformatie aan deze aanbieder beschikbaar worden.

D-motion Media gebruikt deze diensten niet om zelf bezoekersprofielen op te bouwen of bezoekers voor advertentiedoeleinden over verschillende websites te volgen.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technieken staat in ons afzonderlijke Cookiebeleid.

Formulieren via Tally

Voor bepaalde formulieren en interactieve functies maken wij gebruik van Tally BV.

Wij gebruiken Tally onder andere voor:

Project Tool

Via de Project Tool kunnen onder andere worden gevraagd:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfs- en contactinformatie;
• informatie over het gewenste project;
• projectdoelstellingen;
• budgetinformatie;
• andere informatie die noodzakelijk is om een aanvraag te beoordelen.

Wij gebruiken deze informatie om een mogelijke opdracht te beoordelen, contact op te nemen en een project of overeenkomst voor te bereiden.

Gegevens uit de Project Tool kunnen worden overgenomen in onze interne project- en klantadministratie.

Feedback

Wij kunnen opdrachtgevers na afloop van een productie vragen om feedback.

Waar feedback volledig anoniem is en niet redelijkerwijs kan worden gekoppeld aan een natuurlijke persoon, is geen sprake van persoonsgegevens in de zin van de AVG.

Wanneer feedback wel persoonsgegevens bevat of redelijkerwijs aan een persoon kan worden gekoppeld, verwerken wij deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te evalueren en verbeteren.

Toestemmingsformulieren

Tally kan worden gebruikt om toestemming, verklaringen of andere afspraken rondom deelname aan of gebruik binnen een productie vast te leggen.

Wanneer een verwerking daadwerkelijk op toestemming is gebaseerd, kan deze toestemming later worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Tally is gevestigd in België en verwerkt formuliergegevens namens D-motion Media als verwerker.

Leads, offertes en zakelijke contacten

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van zakelijke leads en contactpersonen van potentiële opdrachtgevers.

Het kan onder andere gaan om:

• naam en functie;
• organisatie;
• zakelijke adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• website;
• projectinformatie;
• offertes en prijsinformatie;
• correspondentie.

D-motion Media gebruikt deze informatie voor het onderhouden van zakelijk contact, het voorbereiden en uitbrengen van offertes en het bespreken van mogelijke opdrachten.

Omdat D-motion Media uitsluitend zakelijk opereert, is een contactpersoon vaak niet zelf de contractspartij. In die gevallen baseren wij de verwerking doorgaans op ons gerechtvaardigd belang om een zakelijke relatie met diens organisatie te kunnen aangaan en onderhouden.

D-motion Media verstuurt momenteel geen algemene nieuwsbrieven of structurele commerciële bulkmail.

Klanten en projectmanagement

Voor het uitvoeren en beheren van projecten verwerken wij onder andere:

• gegevens van de opdrachtgever en betrokken contactpersonen;

projectnummers;

• offertes en afspraken;
• planning en projectinformatie;
• contactgegevens van relevante betrokken partijen;
• briefings en draaiboeken;
• aangeleverde creatieve en marketingmaterialen;
• communicatie over het project;
• geproduceerd foto-, video-, audio- en grafisch materiaal.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• voorbereiding en uitvoering van opdrachten;
• projectplanning en communicatie;
• productie en oplevering;
• kwaliteitscontrole;
• ondersteuning en aftercare;
• archivering en eventuele latere wijzigingen of herleveringen;
• behandeling van vragen, klachten of juridische aanspraken.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij dit op uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een behoorlijke uitvoering, administratie en nazorg van onze zakelijke dienstverlening.

Voor intern klant- en projectmanagement maken wij onder andere gebruik van Notion.

Boekhouding, facturatie en betalingen

Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van Moneybird.

Hierbij kunnen onder andere worden verwerkt:

• naam en organisatie;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• factuurgegevens;
• KvK- en bedrijfsgegevens;
• bankrekeningnummer;
• betaalgegevens;
• betalingsstatus;
• informatie over transacties.

Moneybird kan voor betaalfunctionaliteit samenwerken met financiële dienstverleners en betaalproviders.

Wij verwerken financiële administratie voor de uitvoering van onze overeenkomsten, de verwerking van betalingen en omdat D-motion Media aan wettelijke fiscale en administratieve verplichtingen moet voldoen.

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale basisadministratie worden in beginsel gedurende zeven jaar bewaard, of langer wanneer een specifieke wettelijke regeling dat vereist.

Foto-, video- en audioproducties

Het produceren van audiovisuele media is een kernactiviteit van D-motion Media.

Bij een productie kunnen persoonsgegevens worden vastgelegd in onder andere:

• -video-opnamen;
• -foto's;

• geluidsopnamen;
• interviews;
• stemmen;
• namen;
• functies en rollen;
• contactgegevens;
• productie- en planningsdocumentatie.

Personen kunnen herkenbaar of identificeerbaar in een productie voorkomen.

Verantwoordelijkheid binnen producties

De AVG-rol van D-motion Media wordt per verwerking bepaald door de feitelijke situatie.

Wanneer een opdrachtgever zelfstandig bepaalt waarom persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor een productie wordt gebruikt en D-motion Media de persoonsgegevens uitsluitend volgens diens instructies verwerkt, kan D-motion Media voor die verwerking als verwerker optreden.

Wanneer D-motion Media zelfstandig bepaalt waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld voor eigen bedrijfsvoering, portfolio of promotie, treedt D-motion Media daarvoor zelf als verwerkingsverantwoordelijke op.

Wanneer D-motion Media en de opdrachtgever gezamenlijk de doeleinden en essentiële middelen van een verwerking bepalen, kan sprake zijn van gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Waar nodig worden hierover aanvullende contractuele afspraken gemaakt.

Grondslagen

Wanneer D-motion Media voor beeld- of geluidsmateriaal zelf verwerkingsverantwoordelijke is, hangt de grondslag af van de specifieke productie en het gebruik.

De verwerking kan onder andere plaatsvinden op basis van:

• toestemming van de betrokkene;
• uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene zelf partij is;
• een gerechtvaardigd belang van D-motion Media of de opdrachtgever, wanneer dit belang na afweging zwaarder weegt dan de privacybelangen van de betrokkene;
• een andere wettelijke grondslag wanneer de omstandigheden dit vereisen.

Naast de AVG kunnen bij publicatie van beeldmateriaal andere wettelijke regels en afspraken van toepassing zijn, waaronder het portretrecht.

Toestemming, releases en portretrecht

Afhankelijk van een productie kunnen model releases, quitclaims, toestemmingsverklaringen of vergelijkbare documenten worden gebruikt.

De opdrachtgever is doorgaans contractueel verantwoordelijk voor het regelen van noodzakelijke toestemmingen en rechten van personen die op verzoek van de opdrachtgever aan een productie deelnemen.

Wanneer een verklaring mede rechten aan D-motion Media verleent, moet uit die verklaring duidelijk blijken voor welke doeleinden en vormen van gebruik dit geldt.

Een contractuele verdeling van verantwoordelijkheden tussen D-motion Media en de opdrachtgever laat eventuele zelfstandige wettelijke verplichtingen van beide partijen onverlet.

Wanneer D-motion Media zelf op toestemming als AVG-grondslag vertrouwt, moet deze toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn en moet D-motion Media de toestemming kunnen aantonen.

Minderjarigen

D-motion Media kan producties uitvoeren waarin minderjarigen herkenbaar voorkomen of bewust deelnemen, bijvoorbeeld als acteur, model of geïnterviewde.

Wanneer daarvoor toestemming of een release van een wettelijke vertegenwoordiger noodzakelijk is, wordt deze voorafgaand aan de betreffende verwerking geregeld.

De precieze verantwoordelijkheidsverdeling tussen opdrachtgever en D-motion Media wordt per productie vastgesteld.

D-motion Media verzamelt niet zonder noodzaak rechtstreeks persoonsgegevens van minderjarigen.

Bijzondere persoonsgegevens

D-motion Media heeft niet als standaarddoel om bijzondere categorieën persoonsgegevens te verzamelen.

Audiovisueel materiaal kan in bepaalde producties echter informatie bevatten waaruit bijvoorbeeld gezondheid, religieuze overtuiging, politieke opvattingen, afkomst of andere gevoelige kenmerken kunnen blijken.

Wanneer D-motion Media dergelijke gegevens doelbewust als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor naast een geldige AVG-grondslag ook een toepasselijke uitzondering op het verbod van verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming wanneer dat juridisch passend is.

D-motion Media gebruikt geen biometrische systemen voor automatische identificatie van personen.

AI en geautomatiseerde verwerking

D-motion Media kan softwarematige of AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken voor bijvoorbeeld vertaling, ondertiteling of samenvatting van audio- of tekstmateriaal.

D-motion Media uploadt klantmateriaal of persoonsgegevens niet standaard naar openbare generatieve AI-diensten voor training of algemene verwerking.

Het synthetisch genereren of klonen van een herkenbare stem of het digitaal vervangen, genereren of manipuleren van een herkenbaar gezicht gebeurt niet als standaardonderdeel van onze dienstverlening. Indien een project dit specifiek vereist, worden daarvoor vooraf passende afspraken en, waar vereist, toestemmingen geregeld.

D-motion Media neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over personen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Opslag en archivering van productiemateriaal

Productiemateriaal kan tijdens en na een productie worden opgeslagen op opnameapparatuur, lokale opslagmedia, beveiligde harde schijven en geselecteerde clouddiensten.

Tijdens een productie kan materiaal tijdelijk worden opgeslagen op camera- en opnamekaarten. Na overdracht en controle wordt materiaal opgeslagen op beveiligde lokale opslag.

Back-ups van projectmateriaal worden voornamelijk lokaal gemaakt. Fysieke opslagmedia worden beveiligd opgeslagen en toegang wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Voor online review, overdracht en samenwerking maken wij onder andere gebruik van Frame.io, WeTransfer en incidenteel Google Drive.

Frame.io

D-motion Media gebruikt Frame.io, onderdeel van Adobe, voor projecten, review, feedback en oplevering.

Frame.io kan onder andere bevatten:

• namen en e-mailadressen;
• opmerkingen en annotaties;
• foto-, video-, audio- en andere projectbestanden;
• reviewinformatie.

Opdrachtgevers ontvangen doorgaans een beveiligde link naar hun projectomgeving. Indien gewenst kunnen andere reviewlinks worden aangemaakt, bijvoorbeeld met aanvullende toegangsbeveiliging of watermerken.

D-motion Media verstrekt dergelijke links uitsluitend aan de daarvoor aangewezen opdrachtgever of andere bevoegde betrokkenen.

Wanneer een opdrachtgever een ontvangen link vervolgens zelf met andere personen deelt, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor die verdere verspreiding.

Freelancers en andere derden krijgen alleen toegang tot Frame.io of ander projectmateriaal wanneer dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Freelancers en productiepartners

D-motion Media werkt regelmatig met freelancers en gespecialiseerde productiepartners, zoals editors, producers, camera- en geluidsprofessionals.

Zij ontvangen alleen toegang tot persoonsgegevens en projectmateriaal voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Waar vereist worden afspraken gemaakt over verwerking van persoonsgegevens. Freelancers en productiepartners zijn daarnaast gebonden aan contractuele geheimhoudingsverplichtingen.

De grondslag voor het verwerken van hun eigen persoonsgegevens is doorgaans de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij de organisatie en administratie van onze werkzaamheden.

Portfolio, website, social media en behind-the-scenes

D-motion Media kan eigen productiewerk gebruiken om haar werkzaamheden en portfolio te tonen, waaronder op:

• eigen websites;
• LinkedIn;
• Instagram;
• Behance;
• YouTube;
• andere relevante portfolio- of sociale mediaplatforms.

Gebruik van klantproducties voor portfolio- en promotiedoeleinden vindt plaats overeenkomstig de afspraken met de opdrachtgever en in beginsel nadat het betreffende werk door de opdrachtgever is gepubliceerd of wanneer daarover afzonderlijk overeenstemming bestaat.

Opdrachtgevers kunnen hierover afwijkende afspraken maken.

Wanneer herkenbare personen een prominente rol hebben in materiaal dat D-motion Media voor haar eigen promotie gebruikt, wordt beoordeeld welke grondslag en eventuele toestemming of release daarvoor noodzakelijk is.

Behind-the-scenes-materiaal kan worden gemaakt en gepubliceerd wanneer betrokkenen daarover vooraf adequaat zijn geïnformeerd en voor de betreffende verwerking een geldige grondslag bestaat.

Wanneer materiaal wordt gepubliceerd op externe sociale mediaplatforms, verwerken deze platforms persoonsgegevens daarnaast volgens hun eigen privacyvoorwaarden en kunnen zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Sollicitaties en stages

Wanneer iemand solliciteert of een stageaanvraag doet, verwerken wij de verstrekte persoonsgegevens om de aanvraag te beoordelen, contact te onderhouden en de selectieprocedure uit te voeren.

Wanneer geen samenwerking tot stand komt, verwijderen wij sollicitatiegegevens in beginsel uiterlijk vier weken na het einde van de procedure.

Wanneer de sollicitant uitdrukkelijk toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren voor eventuele toekomstige mogelijkheden, kunnen wij deze gedurende maximaal één jaar bewaren.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

D-motion Media verkoopt geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen voor zover noodzakelijk worden verwerkt of gedeeld met onder andere:

• mijn.host voor website- en e-mailhosting;
• Spark Mail voor e-mailfunctionaliteit;
• Tally voor formulieren;
• Notion voor intern project- en klantmanagement;
• Moneybird en bijbehorende financiële dienstverleners voor boekhouding, facturatie en betalingen;
• Frame.io/Adobe voor projectreview, bestanden en oplevering;
• WeTransfer voor bestandsoverdracht;
• Google voor onder andere Calendar, Drive/Docs en bepaalde geïntegreerde online functionaliteit;
• freelancers, productiepartners en andere opdrachtnemers voor zover noodzakelijk voor een project;
• banken, betaalproviders en financiële dienstverleners;
• professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;
• opdrachtgevers en andere projectbetrokkenen wanneer dit noodzakelijk is voor de productie.

Met verwerkers worden waar vereist verwerkersafspraken gemaakt.

Sommige partijen, zoals banken, betaalproviders of sociale mediaplatforms, kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

D-motion Media werkt hoofdzakelijk vanuit Nederland, maar gebruikt internationale softwareleveranciers en kan projecten uitvoeren voor of in samenwerking met organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.

Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de EER worden verwerkt.

Dit kan onder andere betrekking hebben op verwerking in de Verenigde Staten, India of het land waarin een internationale opdrachtgever, leverancier of productiepartner gevestigd is.

Wanneer voor een land een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, kan de doorgifte daarop worden gebaseerd.

Voor doorgifte naar een Amerikaanse organisatie die geldig deelneemt aan het EU-U.S. Data Privacy Framework kan dit adequaatheidsbesluit als grondslag voor de internationale doorgifte worden gebruikt.

Wanneer geen passend adequaatheidsbesluit bestaat, maken wij waar vereist gebruik van passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses, eventueel aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Wanneer voor een specifieke internationale productie persoonsgegevens naar een land buiten de EER moeten worden verstrekt, beoordelen wij vooraf welke waarborgen voor die doorgifte noodzakelijk zijn.

Informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via hallo@dmotion.media.

Bewaartermijnen

D-motion Media bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting, lopende overeenkomst, juridisch geschil of afzonderlijke archiefovereenkomst een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Als uitgangspunt hanteren wij de volgende termijnen:

Verlengde projectarchivering

Een opdrachtgever kan met D-motion Media afzonderlijk overeenkomen dat productiemateriaal langer wordt bewaard.

De duur, omvang en voorwaarden van deze archivering worden dan in een aparte overeenkomst of projectafspraak vastgelegd.

Een wettelijke bewaarplicht, lopende procedure, geschil of andere aantoonbare noodzaak kan er daarnaast toe leiden dat specifiek materiaal langer wordt bewaard dan de hierboven genoemde standaardtermijn.

Wanneer zo'n uitzondering eindigt, wordt opnieuw beoordeeld of verdere opslag noodzakelijk is.

Beveiliging

D-motion Media neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking.

Wij gebruiken onder andere:

• toegangsbeveiliging en sterke wachtwoorden;
• multifactorauthenticatie op belangrijke accounts;
• versleuteling van computers en apparaten waar passend;
• beperkte toegang volgens het need-to-know-principe;
• fysieke beveiliging van opslagmedia;
• beveiligde verbindingen en systemen;
• geheimhoudingsverplichtingen voor freelancers en partners;
• back-ups waar dit noodzakelijk is voor bedrijfscontinuïteit.

Geen enkele vorm van digitale of fysieke opslag kan een absoluut veiligheidsniveau garanderen. Wij beoordelen onze maatregelen daarom periodiek en passen deze waar nodig aan.

Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u op grond van de AVG onder andere het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar hallo@dmotion.media.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van een geldig verzoek. Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Wij informeren u wanneer daarvan sprake is.

Identiteitscontrole

Wij moeten voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Daarom kunnen wij bij een privacyverzoek de identiteit van de verzoeker controleren.

Wij proberen dit eerst te doen aan de hand van gegevens die wij al hebben, bijvoorbeeld het bekende e-mailadres, bedrijfsgegevens, projectinformatie of andere bestaande gegevens uit onze relatie.

Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs.

Alleen wanneer minder ingrijpende verificatiemethoden onvoldoende zekerheid bieden, kunnen wij aanvullende informatie verlangen. Daarbij vragen wij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.

Verwerkingen namens een opdrachtgever

Wanneer D-motion Media bepaalde persoonsgegevens uitsluitend verwerkt als verwerker namens een opdrachtgever, kan die opdrachtgever verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke behandeling van het privacyverzoek.

In dat geval zal D-motion Media de opdrachtgever waar nodig ondersteunen bij de behandeling van het verzoek.

Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, heeft u onder omstandigheden het recht hiertegen bezwaar te maken vanwege uw specifieke situatie.

Wij beoordelen dan of onze dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor directe marketing, kunt u daartegen altijd bezwaar maken.

Intrekken van toestemming

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die plaatsvond voordat de toestemming werd ingetrokken.

Het intrekken van toestemming kan wel betekenen dat bepaald toekomstig gebruik van materiaal niet langer mogelijk is, voor zover dat gebruik uitsluitend op die toestemming berust.

Klacht indienen

Wanneer u vindt dat D-motion Media niet op de juiste manier met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u eerst contact met ons opnemen via hallo@dmotion.media.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Verplichte en noodzakelijke gegevens

Voor bepaalde diensten hebben wij persoonsgegevens nodig om een aanvraag te behandelen, een offerte op te stellen, een overeenkomst uit te voeren of aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan het zijn dat wij een aanvraag niet kunnen behandelen of een bepaalde dienst of productie niet kunnen uitvoeren.

Wij vragen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Cookies en vergelijkbare technieken

D-motion Media heeft een afzonderlijk Cookiebeleid waarin wordt uitgelegd welke technieken op onze websites worden gebruikt.

Voor geaggregeerde websitebezoekersaantallen maken wij gebruik van Umami Analytics, een cookieloze en privacy-vriendelijke oplossing die geen persoonsgegevens opslaat of profielen opbouwt. D-motion Media gebruikt geen trackingcookies of advertentienetwerken.

Wijzigingen

Onze werkzaamheden, softwareleveranciers en wettelijke verplichtingen kunnen veranderen.

Wij kunnen deze privacyverklaring daarom aanpassen wanneer onze werkwijze, gebruikte diensten of de toepasselijke wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft.

De datum bovenaan deze verklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.

Bij ingrijpende wijzigingen beoordelen wij of aanvullende communicatie aan betrokkenen noodzakelijk is.

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van privacyrechten:

D-motion Media

KvK: 78508770

E-mail: hallo@dmotion.media

Website: dmotion.media